Reglementen

TITEL I: naam – zetel – doel – duur

Artikel 1
De vereniging draagt de naam “Een hart voor vluchtelingen”; afgekort als “EHVV”.

Artikel 2
De vereniging is gevestigd te Drongenstationstraat 34, 9031 Gent, in het gerechtelijk arrondissement Gent.

Artikel 3
De vereniging stelt zich tot doel het ondersteunen van precaire doelgroepen en in het bijzonder mensen op de vlucht, in Gent, in België en daarbuiten.

De vereniging kan hiertoe alle daden stellen, in het bijzonder
-Het inrichten van een doorgeefwinkel
-Het opzetten van een buddyproject
-Het organiseren van ontmoetingen voor en/of door vluchtelingen

Deze lijst is niet limtatief

Het doel van de vereniging staat verder uitgewerkt in het huishoudelijk reglement.

De vereniging kan alle initatieven van structurele, dienstverlendende, begeleidende, onddersteunende en promotionele aard nemen of steunen en activiteiten organiseren of mede organseren die tot de verwezenljkng van die doelstellng bijdragen of kunnen bijdragen. Daarbij kunnen er zelfs commerciele activiteiten behoren binnen de grenzen van de wet.

Artikel 4
De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur. Zij kan te allen tijde ontbonden worden.

TITEL II: lidmaatschap

Artikel 5
De vereniging bestaat uit leden en werkende leden.
De vereniging telt tenminste drie leden.

De volheid van het lidmaatschap, met inbegrip van het stemrecht op de algemene vergadering, komt uitsluitend toe aan de leden en niet aan de werkende leden.

De werkende leden hebben enkel de rechten en de verplichtingen hen toebedeeld door deze statuten. De statutaire bepalingen dienaangaande kunnen zonder consultatie of akkoord van de werkende leden worden gewijzigd.

Artikel 6
Als lid kan tot de vereniging toetreden, iedere natuurlijke of rechtspersoon die door de raad van bestuur als zodanig wordt aanvaard. De raad van bestuur zal zich bij het nemen van haar beslissing houden aan de voorschriften zoals die desgevallend zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement.

Als werkende lid kunnen tot de vereniging toetreden, iedere natuurlijke of rechtspersoon die door de raad van bestuur als zodanig wordt aanvaard. De raad van bestuur zal zich bij het nemen van haar beslissing houden aan de voorschriften zoals die desgevallend zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement.

De formaliteiten en voorwaarden van toetreding als lid wordt beschreven in het huishoudelijk reglement.

Artikel 7
Het jaarlijkse lidgeld is vastgesteld op maximum 200 EUR.

Artikel 8
De leden en de werkende leden van de vereniging zijn verplicht
de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging alsook de besluiten van haar organen na te leven;
de belangen van de vereniging of één van haar organen niet te schaden.

De leden en werkende leden van de vereniging hebben het recht de algemene vergadering bij te wonen. Enkel leden hebben stemrecht op de algemene vergadering.

Artikel 9
Elk lid of werkende lid kan ten alle tijde ontslag nemen uit de vereniging mits het opsturen van een schrijven of e-mail aan voorzitter van de raad van bestuur.

Een lid kan slechts worden uitgesloten volgens de procedure die wordt beschreven in het huishoudelijk reglement

TITEL III: raad van bestuur

Artikel 10
De vereniging wordt bestuurd door een raad van bestuur van minstens 3 bestuurders, al dan niet lid van de vereniging. De bestuurders handelen als een college. Zij worden benoemd door de algemene vergadering. Zij oefenen hun mandaat kosteloos uit tenzij de algemene vergadering anders zou bepalen.

Artikel 11
De bestuurders worden benoemd voor een termijn van vier jaar en zijn herkiesbaar. Zo door vrijwillig ontslag, verstrijken van termijn of afzetting, het aantal bestuurders is teruggevallen tot onder het wettelijk minimum dan blijven de bestuurders in functie totdat in hun vervanging is voorzien.

Artikel 12
De raad van bestuur kiest uit zijn leden een voorzitter, eventueel één of meer ondervoorzitters, een secretaris en een penningmeester.
De voorzitter of de secretaris roepen de raad bijeen. De voorzitter zit de vergadering voor. In geval van zijn afwezigheid wordt hij vervangen door de oudste aanwezige ondervoorzitter of, bij gebrek aan ondervoorzitter, door de oudste aanwezige bestuurder.
De raad kan slechts geldig beslissen indien tenminste de helft van de bestuurders aanwezig is. Indien dit quorum niet is bereikt, kan een nieuwe raad worden bijeengeroepen met dezelfde agenda die geldig zal beraadslagen en beslissen indien tenminste twee bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid (= de helft plus één, onthoudingen worden niet meegeteld) van stemmen. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter of van degene die hem vervangt, doorslaggevend.
Iedere bestuurder kan op een schriftelijke wijze volmacht geven aan een andere bestuurder om hem op een vergadering van de raad van bestuur te vertegenwoordigen.
De raad van bestuur kan vergaderen per telefoon- of videoconferentie. De regels opgenomen onder de punten a. en c. hierboven zijn van overeenkomstige toepassing.
In uitzonderlijke gevallen, wanneer de dringende noodzakelijkheid en het belang van de vereniging zulks vereisen, kunnen de besluiten van de raad van bestuur worden genomen bij eenparig schriftelijk akkoord van de bestuurders. Dit schriftelijk akkoord kan meegedeeld worden per brief, per telefax of email. Deze procedure kan echter niet gevolgd worden voor de vaststelling van de jaarrekening.
Van elke vergadering worden notulen opgemaakt die ondertekend worden door de secretaris en ter inzage gesteld op de zetel van de vereniging: De uittreksels die moeten worden overgelegd en al de andere akten, worden geldig ondertekend door de secretaris of een bestuurder.

Artikel 13

Ten aanzien van derden is de vereniging slechts geldig verbonden door de gezamenlijke handtekening van twee bestuurders.
De raad van bestuur kan voor bepaalde handelingen en taken, en voor daden van dagelijks bestuur, zijn bevoegdheid overdragen aan een dagelijks bestuur, aan één of meer bestuurders of zelfs aan een andere persoon, al dan niet lid van de vereniging. De duur waarvoor deze bevoegdheidsdelegatie plaatsgrijpt, kan niet langer zijn dan vier jaar en het mandaat kan te allen tijde met onmiddellijke ingang worden ingetrokken door de raad van bestuur. Wanneer meer dan één persoon met het dagelijks bestuur wordt belast wordt de vereniging in al haar handelingen van het dagelijks bestuur rechtsgeldig vertegenwoordigd door één persoon belast met het dagelijks bestuur, die geen bewijs van een voorafgaand besluit onder hen moet leveren.
De bevoegdheid om een vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen, kan door de raad van bestuur bij eenvoudig besluit worden opgedragen aan één of meer personen, al dan niet bestuurder, die desgevallend gezamenlijk optreden. De bevoegdheid van de bovengenoemde perso(o)n(en) wordt precies afgebakend door de raad van bestuur die eveneens de duur van het mandaat bepaalt. Het mandaat kan ten alle tijde met onmiddellijke ingang door de raad van bestuur worden ingetrokken.
De algemene vergadering beslist over het door de raad van bestuur voorgestelde huishoudelijk reglement. Wijzigingen aan het huishoudelijk reglement kunnen worden opgesteld door de raad van bestuur doch dienen ter bekrachtiging worden voorgelegd aan de algemene vergadering. Bij dit huishoudelijk reglement mogen, zonder strijdig te zijn met de bindende voorschriften van de wet of van de statuten, alle maatregelen worden getroffen in verband met de toepassing van de statuten en de regeling van de maatschappelijke zaken in het algemeen en kan aan de leden of hun rechtverkrijgenden alles worden opgelegd wat in het belang van de vereniging wordt geacht.

TITEL IV: algemene vergadering

Artikel 14
De algemene vergadering is samengesteld uit alle leden. Wanneer zij dit wensen kunnen ook werkende leden aanwezig zijn, doch zij bezitten uitsluitend een raadgevend spreekrecht
De algemene vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter van de raad van bestuur of door de oudste aanwezige ondervoorzitter, of bij afwezigheid van voornoemde personen, door de oudste aanwezige bestuurder.
Een lid kan zich door een ander lid laten vertegenwoordigen. Elk lid kan evenwel slechts één ander lid vertegenwoordigen.
Elk werkelijk lid beschikt over één stem op de algemene vergadering.

Artikel 15
De algemene vergadering is uitsluitend bevoegd voor:
het wijzigen van de statuten
het benoemen en afzetten van de bestuurders
desgevallend de benoeming en de afzetting van de commissarissen en het bepalen van hun bezoldiging ingeval een bezoldiging wordt toegekend
de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen
het goedkeuren van de begrotingen en rekeningen
het vrijwillig ontbinden van de vereniging
het uitsluiten van een lid
de omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk
alle gevallen waarin onderhavige statuten dat vereisen

Artikel 16
De algemene vergadering wordt door de raad van bestuur bijeengeroepen telkens als het doel of het belang van de vereniging zulks vereist en moet worden bijeengeroepen telkens wanneer een vijfde van de leden erom vraagt. Zij moet tenminste éénmaal per jaar worden bijeengeroepen voor het goedkeuren van de rekeningen van het afgelopen jaar en de begrotingen van het volgende jaar op een door de raad van bestuur te bepalen plaats en datum, die voor 30 juni van dat jaar valt.
Alle leden en werkende leden worden minstens acht dagen voor de algemene vergadering per brief of e-mail uitgenodigd op de algemene vergadering. De uitnodiging wordt verzonden door de voorzitter of de secretaris. Ze vermeldt dag, uur en plaats van de algemene vergadering.
De oproeping bevat de agenda die wordt vastgelegd door de raad van bestuur. De algemene vergadering kan op geldige wijze een beslissing nemen over punten die niet op de agenda vermeld staan op voorwaarde dat alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn.

Artikel 17
Inzake aangelegenheden, andere dan deze vermeld onder punt b., worden de besluiten genomen bij eenvoudige meerderheid (=de helft plus één, onthoudingen worden niet meegeteld) van de aanwezige en vertegenwoordigde leden. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
In geval van uitsluiting van een lid, van wijziging van de statuten of van ontbinding van de vereniging, zal de in de wet voorgeschreven procedure worden nageleefd. Bij de stemming omtrent statutenwijziging of ontbinding worden onthoudingen geteld als tegenstem.

Artikel 18
De verslagen van de Algemene Vergadering liggen ter inzage op de maatschappelijke zetel van de vereniging.

TITEL V: inzagerecht leden

Artikel 19
Derden die van een belang doen blijken, hebben het recht om inzage en/of afschrift van de notulen van de algemene vergadering te vragen.

Alle leden kunnen op de zetel van de vereniging het register van de leden raadplegen alsmede alle notulen en beslissingen van de algemene vergadering, van de raad van bestuur en van de personen, al dan niet met een bestuursfunctie, die bij de vereniging of voor rekening ervan een mandaat bekleden evenals alle boekhoudkundige stukken van de vereniging.

TITEL VI: begrotingen – rekeningen – controle

Artikel 20
Het boekjaar van de vereniging loopt van 1 januari tot 31 december.
De raad van bestuur bereidt de rekeningen en begrotingen voor en legt ze ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering. Na goedkeuring van de jaarrekening en begroting spreekt de algemene vergadering zich, bij afzonderlijke stemming, uit over de kwijting aan de bestuurders en desgevallend de commissaris.
De raad van bestuur draagt er zorg voor dat de jaarrekening en de overige in de VZW-wet vermelde stukken binnen de dertig dagen na goedkeuring worden neergelegd op de griffie van de rechtbank van koophandel, of indien de wet dit vereist, bij de Nationale Bank van België.

Artikel 21
Indien de vereniging op grond van de op haar toepasselijke bepalingen daartoe verplicht is zal de controle op de financiële toestand, op de jaarrekening en op de regelmatigheid vanuit het oogpunt van de VZW-wet en de statuten van de verrichtingen weer te geven in de jaarrekening, opgedragen worden aan één of meer commissarissen die worden benoemd door de algemene vergadering onder leden van het Instituut van Bedrijfsrevisoren.
De algemene vergadering bepaalt het aantal commissarissen en stelt hun bezoldiging vast. De commissarissen worden benoemd voor een hernieuwbare termijn van drie jaar.
De commissarissen hebben, gezamenlijk of afzonderlijk, een onbeperkt recht van controle over alle verrichtingen van de vereniging. Zij mogen ter plaatse inzage nemen van de boeken, de briefwisseling, de notulen en in het algemeen van alle geschriften van de vereniging.

TITEL VII: ontbinding – vereffening

Artikel 22
Behoudens de gevallen van gerechtelijke ontbinding en van ontbinding van rechtswege kan slechts de algemene vergadering tot ontbinding besluiten op de wijze zoals bepaald in de wet.
In geval van vrijwillige ontbinding benoemt de algemene vergadering, of bij gebreke daarvan de rechtbank, een of meer vereffenaars. Zij bepaalt tevens hun bevoegdheid alsmede de vereffeningsvoorwaarden.

Artikel 23
In geval van ontbinding worden de activa, na aanzuivering van de schulden, overgedragen aan een vereniging dewelke een gelijkaardig doel nastreeft. De algemene vergadering die tot de ontbinding besluit zal aanduiden aan welke vereniging het vereffeningssaldo wordt overgedragen.

Artikel 24
Voor alles wat in deze statuten niet uitdrukkelijk is geregeld is de wet van 27 juni 1921 of de wetgeving die deze wet zou vervangen na de oprichting van de vereniging, toepasselijk, de algemene wettelijke bepalingen, het huishoudelijk reglement en de gebruiken terzake.